Cách tạo một bản trình bày PowerPoint thuyết phục

48
0
SHARE

Đối với hầu hết những người đi lạm, bạn sẽ phải tạo bản trình bày PowerPoint ít nhất một lần trong sự nghiệp của mình. Trình bày, giống như với “các kỹ năng mềm” khác (như giao tiếp, lãnh đạo và đàm phán), giờ đây là điều bắt buộc đối với hầu hết các vai trò tại nơi làm việc. Bởi vì điều này, rất điều quan trọng để tìm hiểu cách tạo ra các bản trình bày hấp dẫn — ngay cả khi bạn không phải là người thuyết trình, người diễn thuyết hoặc nhà thiết kế có kinh nghiệm. Dưới đây là sáu bước có thể giúp bạn nâng cao trò chơi thuyết trình của mình:

Một điều bạn cần lưu ý khi bạn lên kế hoạch cho bản trình bày là cách bạn sẽ bắt đầu. Bạn không cần phải viết ra phần đầu ngay bây giờ, nhưng trong suốt quá trình lập kế hoạch, bạn cần phải theo dõi lưỡi câu của bài thuyết trình của bạn.

Lưỡi câu này rất quan trọng bởi vì với một khởi đầu mạnh mẽ, bạn có thể thu hút người nghe của mình. Nếu không có lưỡi câu, khán giả sẽ mất một khoảng thời gian điều chỉnh để tiếp nhận thông điệp của bạn. Dưới đây là một số đặc điểm tạo ra lưỡi câu mạnh mẽ:

Khi họ nghe thấy lưỡi câu của bạn, nó sẽ buộc họ phải tập trung vào bài thuyết trình và chờ đợi với dự đoán cho những gì bạn sẽ nói tiếp theo. Điều này có nghĩa là nó cần được xúc tích và đi thẳng vào vấn đề.

Audience of Persuasive Presentation
Làm cho đối tượng của bạn tập trung vào bản trình bày của bạn.
2. Nêu ra những gì khán giả muốn và sợ hãi

Cũng tuyệt vời để bắt đầu bằng cách giải quyết các mối quan tâm cấp bách nhất của khán giả trước. Nếu bạn đang thuyết trình cho các chủ sở hữu doanh nghiệp nhỏ về cách họ có thể có được nhiều khách hàng hơn, bạn có thể bắt đầu bằng một điều gì đó như:

Bạn đang ở đây bởi vì tại một số thời điểm, bạn đã nhìn vào doanh thu bán hàng của bạn và suy nghĩ rằng”Tôi có thể làm tốt hơn”.

Giải quyết các mối quan tâm chính của họ, đặc biệt là nếu nó mạnh mẽ về cảm xúc, hãy nhắc nhở họ về những gì đang bị đe dọa. Quan trọng hơn, bạn đang gợi ý rằng bạn hiểu họ đến từ đâu.

Bắt đầu với một câu hỏi khiến khán giả của bạn cố gắng tìm ra câu trả lời trong đầu họ. Đó cũng là một ý tưởng tốt để đặt một câu hỏi khiến mọi người giơ tay hoặc tương tác với bạn theo một cách nào đó để họ cảm thấy được tham gia nhiều hơn vào bài thuyết trình. Như ví dụ trên, một sự khởi đầu thay thế sẽ là đặt câu hỏi

Có bao nhiêu người trong số các bạn đã xem doanh số bán hàng của mình vào tháng trước và cảm thấy thất vọng?

Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về việc tạo ra một lưỡi câu mạnh, bạn có thể xem hướng dẫn này để viết các bài phát biểu thu hút sự chú ý:

  • COMMUNICATION
    Writing Speeches That Grab Your Audience from the Opening Sentence
    David Masters

Một sai lầm phổ biến mà người thuyết trình thường làm đó là tập trung chủ yếu vào ý tưởng và câu chuyện của riêng họ. Trừ khi bạn buộc những thứ này với nhu cầu của khán giả, họ có thể sẽ cảm thấy chán, mất tập trung hoặc tệ hơn, họ thậm chí có thể đi ra ngoài.

Để ngăn chặn điều này, hãy đặt khán giả của bạn lên trước tiên. Trước khi bạn bắt đầu viết bản trình bày của mình, cách tốt nhất là làm rõ xem khán giả của bạn là ai và nhu cầu và mong đợi của họ là gì. Khi bạn viết bản trình bày, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:

  • Tại sao họ xem bản trình bày của bạn? Họ hy vọng điều gì để thoát khỏi nó? Tìm hiểu mong đợi và mục tiêu của họ là gì và cách trình bày của bạn phù hợp với cả hai điều này. Nếu bạn có thể tiến hành một cuộc khảo sát hoặc liên lạc với khán giả trước, điều này có thể cung cấp cho bạn ý tưởng cụ thể hơn về những gì họ đang tìm kiếm.
  • Họ có bao nhiêu kiến ​​thức và kinh nghiệm về chủ đề này? Nếu có bất kỳ khoảng trống kiến ​​thức nào, hãy chuẩn bị để lấp đầy chúng. Ngoài ra, tránh dành quá nhiều thời gian vào các ý tưởng quá đơn giản cho khán giả của bạn. Ví dụ, không có vấn đề gì trong việc giải thích cách sử dụng các công cụ Photoshop cơ bản cho một căn phòng đầy đủ các nhà thiết kế đồ họa tiên tiến.
  • Họ cảm thấy thế nào về thông điệp chính của bạn? Có bất kỳ mối lo ngại hoặc do dự nào mà khán giả của bạn có thể gặp phải đối với thông điệp mà bạn đang cố gắng chuyển tiếp không? Hãy chuẩn bị để giải quyết những mối quan ngại này trong suốt bài thuyết trình của bạn.
  • Họ có thể có những câu hỏi gì khi thuyết trình? Trả lời các câu hỏi nội bộ của khán giả khi bạn đi qua bản trình bày của bạn, cho họ biết rằng bạn đang có cùng quan điểm. Thêm vào đó, nếu có phần Hỏi đáp sau bài phát biểu, bạn sẽ sẵn sàng trả lời các câu hỏi căn bản nhất trong bản thuyết trình của bạn, mở đường cho các câu hỏi nâng cao thú vị hơn trong phần Hỏi đáp.

Trả lời những câu hỏi này có thể giúp bạn tạo một bản trình bày hấp dẫn nhất có thể với khán giả của bạn.

Khi bạn đã xác định các quan điểm của bản trình bày, hãy ghi nhớ câu nói cũ “Nói có xách, mách có chứng”. Thay vì chỉ nói rõ các điểm của bạn một cách thực tế, hãy tìm cách phân phối chúng thông qua phép ẩn dụ hoặc câu chuyện. Điều này sẽ làm cho những ý tưởng quan trọng nhất của bạn dễ hiểu và dễ nhớ hơn.

Một lợi thế khác để suy nghĩ trong phép ẩn dụ và những câu chuyện là phép ẩn dụ càng trực quan hơn, thì bạn càng dễ dàng hơn để chọn ảnh và đồ họa đi kèm với bản trình bày của mình.

Dưới đây là một số mẹo có thể giúp bạn tìm ra các ẩn dụ và câu chuyện mà bạn có thể sử dụng:

Đối với mỗi quan điểm quan trọng mà bạn phân phối, hãy nghĩ về một số câu chuyện từ lịch sử, nghiên cứu điển hình hoặc trải nghiệm của riêng bạn có thể giúp khán giả thấy quan điểm đó trong ngữ cảnh đầy đủ hơn.

Nếu bạn sẽ trình bày cho công ty của bạn về những nguy hiểm về hỗ trợ khách hàng xấu, hãy kể câu chuyện kinh dị của riêng bạn về hỗ trợ khách hàng xấu đã dẫn bạn đến việc chuyển đổi thương hiệu. Nếu bạn đang trình bày cho khách hàng những mối nguy hiểm của việc không giữ an toàn cho trang web của họ, hãy tìm kiếm các nghiên cứu điển hình hoặc các mục tin tức về các doanh nghiệp phải đóng cửa hoặc mất khách hàng vì điều đó.

Bạn cũng có thể sử dụng các ví dụ lịch sử. Những cuốn sách như “The 33 Strategies of War” của Robert Greene hay “The Lean Startup” của Eric Ries sử dụng những câu chuyện và số liệu từ lịch sử để minh họa cho quan điểm của họ. “The Lean Startup” cũng đi theo lộ trình cá nhân bằng cách kể những câu chuyện từ kinh nghiệm của Ries với sự khởi đầu của mình.

Nghiên cứu tâm lý cho chúng ta thấy rằng những câu chuyện không có tính thực tế để thuyết phục – ngay cả viễn tưởng hay mô phỏng cũng có thể mạnh mẽ. Ví dụ, một trong những cảnh cộng hưởng cảm xúc hơn trong bộ phim tài liệu / thuyết trình “An Inconvenient Truth” là một chú gấu bắc cực CGI bơi trong một đại dương vô tận, không có băng để nó nghỉ ngơi. Bạn cũng có thể sử dụng các cảnh và nhân vật từ các bộ phim và truyền hình phổ biến để minh họa cho quan điểm của bạn. Điều quan trọng là khán giả hiểu và nhớ nó.

Trong khi bạn đang suy nghĩ về những hình ảnh và câu chuyện, nó cũng có thể giúp tạo ra một bảng phân cảnh cơ bản của toàn bộ bài thuyết trình của bạn. Điều này rất hữu ích để thiết lập một số kế hoạch ban đầu về cách trình bày của bạn sẽ trông như thế nào, không chỉ về mặt hình ảnh và đồ họa, mà còn là bố cục của văn bản và cách các trang trình bày trông như thế nào khi được hiển thị.

Chọn mẫu PPT của bạn và tạo trang trình bày của bạn là bước thứ năm trong danh sách này, chứ không phải là bước đầu tiên — và vì lý do chính đáng. Nội dung của bản trình bày của bạn nên có trước. Khi bạn bắt đầu, bạn có thể dễ dàng bị mắc kẹt khi chọn các mẫu, phông chữ và đồ họa, và bố cục tất cả các phần tử của trang trình bày. Tuy nhiên, không có nội dung mạnh mẽ để thu hút khán giả của bạn, thì không quan trọng các trang trình bày của bạn đẹp và được thiết kế tốt như thế nào.

Khi bạn đã sẵn sàng để chọn các mẫu của bạn ở đây là một số tiêu chí bạn nên xem xét:

Càng nhiều càng tốt, tránh sử dụng các mẫu có sẵn phổ biến nhất mà mọi người sử dụng. Đây thường là những cái đi kèm với PowerPoint theo mặc định. Khi bạn sử dụng một mẫu mà mọi người nhìn thấy nhiều lần, họ có thể giả định rằng bản trình bày của bạn sẽ có thể đoán được và vô vị, rằng họ sẽ ngừng chú ý ngay sau khi họ xem trang chiếu đầu tiên. Thay vào đó, hãy chọn một mẫu được thiết kế tốt, độc đáo.

Có các mẫu PowerPoint mới được thêm trên thị trường giao dịch GraphicRiver của chúng tôi một cách thường xuyên, cung cấp cho bạn một số kiểu dáng và các tùy chọn thiết kế mới để lựa chọn.

 

Khi thử nghiệm các mẫu, hãy thử giảm kích thước của chúng trên màn hình. Bạn vẫn có thể đọc văn bản một cách dễ dàng? Nếu bạn đang trình bày cho một lượng lớn khán giả, điều quan trọng là mọi người có thể đọc bất kỳ văn bản nào trên trang chiếu, đặc biệt là những người ngồi ở phía sau hoặc những người có thị lực kém.

Vì bạn sẽ sử dụng các câu chuyện và phép ẩn dụ trong bản trình bày của mình, tốt nhất nên đi cùng với những hình ảnh hoặc đồ họa có thể nắm bắt hoàn toàn ý tưởng. Những hình ảnh này cũng có thể phá vỡ sự đơn điệu từ quá nhiều trang trình bày liên tiếp khi đó chỉ toàn là văn bản.

Nếu bạn muốn có một bộ sưu tập lớn các hình ảnh stock miễn phí bản quyền chuyên nghiệp để lựa chọn, hãy thử tìm kiếm trên PhotoDune hoặc duyệt qua thư viện ảnh chính thức Envato Unstock của chúng tôi.

Giờ đây, hình ảnh và nôikk dung của bản trình bày của bạn đã sẵn sàng, đã đến lúc thực hành. Bạn đang thực hành vì nhiều lý do. Trước tiên, bạn muốn đảm bảo rằng bản trình bày của bạn phù hợp với thời gian trình bày được phân bổ. Với tôi, tôi đã nói trong một số ít các sự kiện mà một số diễn giả đã sử dụng quá giờ, độc chiếm thời gian được phân bổ cho các diễn giả khác và phần Hỏi đáp của họ

Nói quá giờ cũng có thể ảnh hưởng đến thời gian và thời gian nghỉ giải lao. Hãy xem xét các chi phí này nếu bạn bị cám dỗ để làm cho bài thuyết trình của bạn dài hơn cần thiết hoặc nếu bạn muốn bỏ qua thực hành hoàn toàn. Bạn không muốn trở thành người nói khiến cho mọi người trong sự kiện này đều trở nên oán giận. Thay vào đó hãy giữ bản trình bày của bạn xúc tích.

Quan trọng hơn, bạn hãy thực hành để nhận phản hồi. Sử dụng cơ hội này để quay video về bài nói của bản thân bạn. Sau đó, hãy thử đánh giá hiệu suất của bạn trong video đó. Bạn có nói với một tốc độ đủ tốt để hiểu được không? Bạn có sử dụng các tông màu khác nhau để nhấn mạnh không? Bạn có tự tin không? Bạn thậm chí có thể trình bày video đó cho một số đồng nghiệp đáng tin cậy và nhận phản hồi mang tính xây dựng của họ. Nghe có vẻ đáng sợ khi làm như vậy, nhưng tốt hơn là nên phạm sai lầm trong một không gian an toàn với những người bạn tin tưởng hơn là trong bản trình bày thực sự.

Đối với mỗi lần thực hiện bản trình bày của bạn, hãy đặt mục tiêu cải tiến cụ thể dựa trên các quan sát của bạn hoặc phản hồi bạn nhận được. Bạn có nên nói chậm hơn không? Bạn có nên nói to hơn không? Trình bày của bạn có vẻ hấp dẫn hơn nếu bạn sử dụng cử chỉ của bàn tay của bạn? Bằng cách thực hành kiểu có chủ đích này, bạn sẽ có một phong cách trình bày được cải thiện rất nhiều – bất kể bạn gặp khó khăn như thế nào khi bạn bắt đầu.

Có nội dung hấp dẫn và thiết kế cho bản trình bày của bạn là tốt, nhưng để làm cho nó tuyệt vời, hãy đảm bảo nó được tô điểm. Dưới đây là một số thao tác cuối cùng mà bạn có thể áp dụng cho bản trình bày của mình khi bạn hoàn thành nó:

Đảm bảo tất cả các yếu tố của mỗi trang được căn chỉnh chính xác Điều này duy trì sự cân bằng và đối xứng của văn bản và đồ họa của bạn. Các căn chỉnh được điều chỉnh từng trang trình bày một. Đầu tiên, đối với mỗi trang trình chiếu mà bạn muốn điều chỉnh, hãy chọn tất cả các đối tượng. Sau đó, từ tab PowerPoint Format, chọn Align. Điều này sẽ làm giảm một menu của các tùy chọn căn chỉnh. Nhấp vàoAlign Selected Objects. Khi menu Align đóng lại, mở nó lên một lần nữa, sau đó chọn loại căn chỉnh phù hợp nhất với trang trình chiếu đó. Ví dụ: nếu bạn muốn mọi thứ được căn giữa, hãy nhấp vào Align Center.

Có thể thiết bị bạn sẽ sử dụng vào ngày trình bày có thể sẽ không có cùng phông chữ bạn đã sử dụng khi thiết kế bản trình bày của mình. Để tránh những tai nạn về kiểu chữ như vậy, hãy nhúng các phông chữ mà bạn đã chọn vào trong bản trình bày.

Để thực hiện việc này, hãy chuyển đến tab File, sau đó nhấp vào Options. Khi menu Options khởi chạy, hãy nhấp vào tùy chọn Save từ menu ở bên trái. Cuộn xuống cho đến khi bạn thấy hộp kiểm được đánh dấu Embed fonts in the file. Chọn hộp này và chọn loại nhúng bạn muốn. Điều này sẽ đảm bảo rằng khi bạn mở bản trình bày, văn bản sẽ hiển thị như bạn đã thiết kế, ngay cả khi thiết bị hiển thị nó không có phông chữ bạn đã sử dụng.

Một cách khác để đảm bảo rằng các trang trình bày của bạn trông giống nhau bất kể thiết bị xem nó là xuất ra PDF hoặc JPEG. Khi bạn gửi hoặc mang tệp của mình đến địa điểm trình bày, hãy đảm bảo rằng bạn lưu chúng trong PPT, PDF và JPG như một kế hoạch dự phòng trong trường hợp có một số vấn đề về phần mềm hoặc phần cứng, tránh tệp PPT của bạn hiển thị không chính xác.

Làm một lần chạy qua các chỉ định của bạn. Đối với các buổi thực hành cuối cùng của bạn, hãy đảm bảo bạn bao gồm các chỉ định trang trình bày trong buổi diễn tập của mình. Sẽ rất bất tiện, khó hiểu, hoặc khó chịu cho bạn và khán giả của bạn nếu bạn phải liên tục nhìn vào các slide ở phía sau của bạn khi bạn đang trình bày.

Từ lập kế hoạch lưỡi câu của bạn, cho đến phép ẩn dụ, và chọn mẫu PPT phù hợp, tạo ra một bài thuyết trình thuyết phục có vẻ như có rất nhiều thứ phải làm. Tin tốt là nếu bạn làm đúng, không việc nào là dư thừa.

Thực tế, nó sẽ là một sự lãng phí lớn hơn của một cơ hội nếu bạn chỉ “làm đại”. Bằng cách dành đủ thời gian chuẩn bị thông điệp, nội dung, thiết kế và phân phối bản trình bày của bạn, bạn có thể chắc chắn rằng khán giả sẽ đánh giá cao và được thuyết phục bởi bản trình bày cuối cùng của bạn.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách chọn một mẫu PowerPoint tuyệt vời và tùy chỉnh nhanh chóngbằng quy trình làm việc chuyên nghiệp.

by 

 

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here